การฝึกอบรมและสัมมนาเชิงปฏิบัติการ : การจัดทำยุทธศาสตร์การพัฒนาสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

สวัสดีค่ะ ชาวคณะรัฐศาสตร์และรัฐประศาสนศาสตร์ทุกท่าน ตามที่ทีม KM ได้ตั้งใจไว้คือจะพยายามหาเรื่องราวมานำเสนอที่ KM corner นี้ ทุกสัปดาห์ โดยจะ update ทุกต้นสัปดาห์ สำหรับในช่วงแรกที่เรากำลังริเริ่มจัดทำ KM นะคะ (หลังจากนั้นก็หวังว่าจะมีเรื่องราวมานำเสนอได้บ่อยขึ้น)

สำหรับในช่วงสัปดาห์นี้ คณะของเราก็จะมีกิจกรรมบริการวิชาการอยู่ 1 กิจกรรมนะคะ ซึ่งจัดในนาม ศูนย์ศึกษาการบริหารกิจการบ้านเมืองระดับท้องถิ่น (ศบมท.) เป็นการฝึกอบรมและสัมมนาเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การจัดทำยุทธศาสตร์การพัฒนาสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ระหว่างวันที่ 27-29 กุมภาพันธ์ 2551 นี้ค่ะ ผู้เข้ารับการอบรมของเรา ส่วนใหญ่เป็นปลัดองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นและเจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผน จากจังหวัดลำพูน ลำปาง และแม่ฮ่องสอน โครงการนี้มีผู้รับผิดชอบเป็นคณะทำงานซึ่งได้แก่
1. ผศ.ธันยวัฒน์ รัตนสัค
2. อ.รวีวรรณ แพทย์สมาน
3. อ.พจนา พิชิตปัจจา
4. อ.ขวัญฟ้า ศรีประพันธ์
5. อ.สุจิตรา ศรีมูล
6. น.ส. นภาภรณ์ ปัญญาราษฎร์
7. นางเกศสินี สมพงษ์
8. น.ส. ปวีณา ธูปทอง
ซึ่งสถานที่จัดกิจกรรมครั้งนี้ของเรามี 3 ที่ด้วยกันค่ะ โดย 2 วันแรก (27-28 ก.พ.) จะเป็นการบรรยายและการฝึกปฏิบัติ จัดที่โรงแรมกรีนเลครีสอร์ท อยู่บนถนนคันคลองชลประทาน ทางไปสนามกีฬา 700 ปี หัวข้อเรื่องคือ
1. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดทำยุทธศาสตร์การพัฒนา
2. การนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ
3. การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการ
4. การเขียนโครงการ

2 หัวข้อแรกนั้น บรรยายโดย ดร.ศันสนา ศิริตาม กรรมการผู้จัดการ บริษัทอิงคะ จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทให้บริการด้านการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการบริหารธุรกิจทั่วไป ผลงานเด่นๆของบริษัทอิงคะ จำกัด ก็คือ ดำเนินโครงการฝึกอบรมบ่มเพาะหลักสูตร “เสริมสร้างผู้ประกอบการใหม่” (New Entrepteneurs Creation-NEC) ในพื้นที่จังหวัดลำพูน ร่วมกับกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม กระทรวงอุตสาหกรรม , ดำเนินโครงการจัดตั้งศูนย์ขับเคลื่อนยุทธศาสตร์กลุ่มจังหวัดล้านนา ด้านอุตสาหกรรม การค้าและการลงทุน ร่วมกับสำนักงานพาณิชย์จังหวัดเชียงใหม่ และอุตสาหกรรมจังหวัดลำพูน

สำหรับหัวข้อที่ 3-4 นั้น บรรยายโดย คุณโสภณ แท่งเพชร เจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผน 8 ว สภาพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ซึ่งท่านปฏิบัติงานอยู่ที่สำนักพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมภาคเหนือ ชั้น 3 อาคาร 1 คณะสังคมศาสตร์นี่เองค่ะ
โดยในหัวข้อ “การเขียนโครงการ” จะให้ผู้เข้ารับการอบรมได้ฝึกปฏิบัติไปด้วยซึ่งมีคณาจารย์ของเราร่วมเป็นผู้ช่วยวิทยากรค่ะ

และวันสุดท้ายของการฝึกอบรม พวกเราทั้งหมดก็จะไปศึกษาดูงานเกี่ยวกับยุทธศาสตร์การบริหารจัดการและพัฒนา เวียงกุมกาม กับ หมู่บ้านถวาย เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รับฟังและรับรู้แนวทางการปฏิบัติตลอดจนปัญหาอุปสรรคต่างๆ เกี่ยวกับการจัดทำยุทธศาสตร์การพัฒนาท้องถิ่นจากหน่วยงานจริง สถานที่จริง และผู้ปฏิบัติงานจริง ก็หวังว่า เราจะได้นำภาพบรรยากาศและสรุปเนื้อหาของกิจกรรมทั้งหมดมานำเสนอกันต่อไปนะคะ

สำหรับเรื่องการจัดงานบริการวิชาการนี้ ก็มีเกร็ดเล็กๆน้อยๆ สำหรับผู้ที่จะทำหน้าที่ประสานงานโครงการลักษณะนี้มาฝาก ซึ่งคงจะนำไปใส่ใน Job Module ได้ลำบาก เนื่องจากไม่ใช่หน้าที่หลักของงาน แต่ถือเป็นประสบการณ์และบทเรียนจากการทำงานด้านนี้มากกว่า บางครั้งก็เป็น tactics เฉพาะบุคคล

Tactics ของดิฉันในการจัดงานฝึกอบรม หลักๆก็คือ เรื่องจำนวนผู้เข้ารับการอบรมค่ะ ซึ่งงานอบรมฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายแบบนี้ ย่อมจะกำหนดจำนวนคนมาอบรมที่แน่นอนได้ยาก คนที่ส่งรายชื่อว่าจะมา บางทีก็ไม่มา หรือบางคนไม่ได้ส่งรายชื่อ แต่ก็มาอบรมด้วยซะอย่างนั้น มันก็จะมีผลกระทบหลายเรื่องในแง่ของการจัดการ อย่างน้อยก็เรื่องของที่นั่งผู้เข้าอบรม เรื่องอาหารการกิน และเรื่องของหลักฐานการเบิกจ่ายเงิน เรื่องที่นั่งผู้เข้าอบรมนี่ถ้าแจ้งยอดกับทางเจ้าของสถานที่ (โรงแรม) ผิดพลาด บางครั้งท่านก็อาจประสบเหตุ ห้องว่างโหรงเหรง หรือไม่ก็คนล้นทะลัก เก้าอี้เสริมแล้วเสริมอีก จนบางคนก็ต้องใช้ตั๋วยืน ซึ่งในฐานะผู้ประสานงานอบรม เหตุการณ์เหล่านี้จะทำให้เรารู้สึกเครียดและวิตกกังวลได้โดยไม่รู้ตัว และพาลจะทำให้งานอื่นๆ กระทบไปด้วย แต่ทั้งนี้ส่วนใหญ่ จำนวนคนที่มาอบรมจริงมักจะน้อยกว่าจำนวนที่แจ้งรายชื่อมาค่ะ สาเหตุหลักก็มาจากสถานการณ์ของหน่วยงานนั้นๆเอง ค่ะ ซึ่งพอถึงวันอบรม ก็อาจมีภารกิจเร่งด่วนจำเป็น ทำให้ไม่สามารถมาอบรมได้ เพราะอย่างไร ก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายอยู่แล้ว ทำให้หน่วยงานต้นสังกัดและผู้ขอเข้าอบรม ตัดสินใจไม่มาง่ายกว่า การอบรมที่ต้องมีค่าใช้จ่าย

ฉะนั้น เมื่อเรามีรายชื่อผู้แจ้งความประสงค์จะมาอบรมอยู่ในมือแล้ว เวลาแจ้งยอดคนเข้าอบรมกับทางโรงแรม ให้ลดจำนวนคนไปเลยค่ะประมาณ 15-20 % เช่น คนแจ้งชื่อมา 100 คน ก็บอกกับทางโรงแรมไปว่า ขอที่นั่ง 80 ที่ค่ะ....เพราะเรื่องต่อรองขอลด(กับแม่ค้าพ่อค้าทั้งหลาย) ย่อมยากกว่าขอเพิ่มอยู่แล้ว จึงไม่ต้องห่วงว่าถึงเวลาเข้าจริง ถ้าคนมาเยอะกว่าที่เราสำรองที่ไว้ อย่างไรเสียทางโรงแรมก็จะมีที่นั่ง และอาหารการกินเพียงพอสำหรับคนที่เพิ่มขึ้นมาเสมอ ทั้งที่เวลาเราขอลดจำนวนการันตีลง ทางโรงแรมจะบอกว่า “ไม่ได้ค่ะ เพราะเตรียมของไว้พอดีคนแล้ว”

ส่วนการอบรมครั้งนี้ ตอนนี้มีผู้แจ้งรายชื่อเข้ามาแล้วประมาณ 80 คน ทั้งนี้ ผศ.ธันยวัฒน์ และ อ.รวีวรรณ ท่านบอกว่า พอใจแล้ว เพราะถ้าเยอะกว่านี้เกรงว่าจะดูแลไม่ทั่วถึง และจะทำให้การฝึกอบรมไม่ได้ประสิทธิผลเท่าที่ควร ซึ่งเรื่องของประสิทธิภาพและประสิทธิผลการฝึกอบรม นั้น จำนวนคนก็มีส่วนในการเพิ่ม/ลดประสิทธิภาพและประสิทธิผลการฝึกอบรมด้วยเช่นกัน แต่ในมุมมองของฝ่ายแผนและประเมินผล ซึ่งได้ตั้งเป้าหมายจำนวนผู้เข้ารับการอบรมไว้ที่ 120 คน ก็รู้สึกใจหายใจคว่ำอยู่ค่ะ

สาเหตุ ก็เพราะว่า โครงการนี้เป็นโครงการที่ได้รับการจัดสรรงบประมาณตามโครงการบูรณาการตามยุทธศาสตร์ตามกลุ่มจังหวัด/จังหวัดค่ะ เวลาหน่วยเหนือท่านพิจารณาเกี่ยวกับการจัดสรรงบประมาณ ท่านก็จะพิจารณาจากแผนและผลของการปฏิบัติงานปีที่ผ่านมา ซึ่งการที่เราสามารถปฏิบัติงานได้ตามแผน แต่ใช้จ่ายงบประมาณในจำนวนน้อยนั้น กลับยิ่งทำให้ท่านจัดสรรงบประมาณให้เราน้อยลงแต่คาดหวังให้เราทำผลงานได้เพิ่มขึ้น เรื่องการกำหนดเป้าหมายผลผลิต หรือเป้าหมายของแผนปฏิบัติงาน เลยกลายเป็นเหมือนแค่การเพิ่มปริมาณผลผลิตเท่านั้นเอง แถมถ้าเรายิ่งใช้จ่ายงบประมาณได้น้อยลง ปีต่อไปเราก็จะได้งบประมาณน้อยลงเช่นกัน อาจถือเป็นแนวทางการสุ่มหาค่าความมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของเราก็ได้(โดยไม่ให้เรารู้ตัว)

แต่จะถือว่า การตั้งเป้าหมายผลผลิตซึ่งสวนทางกับงบประมาณที่ได้รับจัดสรร นั้น เป็นเรื่องที่ต้องทำใจหรือไม่ ก็คงไม่ใช่นะคะ เพราะดิฉันก็ยังหวังเสมอว่า หากตัดเรื่องข้อจำกัดด้านเวลาไปได้ บุคลากรของคณะเราซึ่งมีผู้มีความรู้ความสามารถด้านการวางแผน การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ และการประเมินผล หลายๆ ท่าน ก็คงได้ช่วยกำหนดเป้าหมายผลผลิต หรือเป้าหมายของแผนปฏิบัติงานตลอดจนวิธีประเมินผล ของแผนงานคณะเรา ในเชิงคุณภาพมากกว่าเชิงปริมาณได้ และจะสามารถนำเสนอต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้หันมาพิจารณาแนวทางการจัดสรรงบประมาณกันใหม่ โดยอิงผลงานเชิงคุณภาพควบคู่ไปกับผลงานด้านปริมาณด้วย เพราะคณะของเรา น่าจะเป็นผู้นำแนวคิด “จิ๋วแต่แจ๋ว” ใช่หรือเปล่าคะ ฝากทุกท่านลองพิจารณาค่ะ ขอบคุณค่ะ